Los sellos vienen en muchas formas, colores y códigos, lo que los hace difíciles de manejar y rastrear. Sabemos que tener el número de sello correcto en el sitio es muy importante para ti. ¿Qué tal te parecería automatizar el proceso de capturar el sello en el lugar y registrar su referencia única?
En este artículo, aprenderás cómo incluir un nuevo paso en tu flujo de trabajo que te ayudará a digitalizar la referencia del sello en tu archivo.
Para utilizar la función de sello, debes configurar:
un campo de sello: ¿cuál es el nombre del campo en el que quieres almacenar el valor del sello?
un flujo de trabajo, con un paso que capture este sello
Suena bastante fácil, ¿no? ¡Hagámoslo!
Crear un campo de sello
Ve a "Configuración global" y selecciona la pestaña "Campos". Ahora haz clic en el signo + para crear un nuevo campo.
Esto abrirá el campo de creación, donde puedes darle al campo un nombre descriptivo (un color elegante, si así lo deseas) y seleccionar el "Sello" como tipo:
Haz clic en "crear" y tendrás la posibilidad de agregar este campo a los archivos. ¡Seguimos!
Agregar el sello a un flujo de trabajo
Ahora, nuevamente en "Configuración global", ve a "Flujos de trabajo" y crea un nuevo flujo de trabajo (o agrega un paso a un flujo de trabajo).
Consulta también este artículo para obtener más información sobre cómo crear flujos de trabajo.
Una vez hayas hecho esto, ¡puedes usar la función de sello! En la aplicación, una vez que llegues al paso del sello solo harás una imagen; pero en la plataforma verás el sello capturado tanto en imagen como en referencia:
Y debido a que este campo es un campo normal, puedes usarlo para buscar archivos. Entonces, ¿conoces un número de sello, pero no el archivo? ¡Simplemente busque el campo y lo encontrará! ¡Genial!
Importante: ¿Tienes un sello que no se escanea?
Nos preocupamos mucho por trabajar con muchos tipos diferentes de sellos y estructuras, pero puede haber ocasiones en las que un sello en particular esté tenga un formato en el que nuestra solución no logra leer el código correcto. Envíanos un par de imágenes de estos casos (solo presiona el botón de soporte en la esquina inferior derecha e inicia un chat). ¡Es posible que podamos modificar tu configuración para solucionar el problema!
Las mejores prácticas con los Sellos
Utiliza un código QR en lugar de un código de barras. Hemos visto que a veces se les acaba la tinta a los sellos; un código QR es mucho más robusto que un código de barras. Quizás esto permita que los dispositivos más antiguos se escaneen más rápidamente.
Asegúrate de que siempre haya suficiente contraste. Piensa en un sello blanco estándar con impresión en negro
Fuente: elige una fuente en la que haya una clara distinción entre un 0 y una O
Formato consistente de codificación,
Por ejemplo, camión/remolque: T12345678
Contenedor: C12345678
Si quieres ir un paso más allá: utiliza un "dígito de control" como último dígito, por ejemplo, T12345678-9 donde el 9 es un valor calculado en base a los valores anteriores. Te permite comprobar la referencia del sello en sí, sin tener que compararlo con lo que tienes en un archivo. Evita errores tipográficos y también problemas de escaneo. Un contenedor de envío tiene este tipo de dígitos de verificación con un algoritmo excelente y, por lo tanto, siempre confiamos en el escaneo (y es rápido), en comparación con una placa de vehículo por ejemplo, que no tiene esto y, por lo tanto, ocasionalmente puede causar algunos dolores de cabeza. Si puedes proporcionar tus propias secuencias numéricas, una función de Excel puede ser suficiente para generar los números.