Como tratar Ocorrências na plataforma

Ocorrências são uma ótima forma de registrar e colaborar na solução de problemas ou situações que exigem atenção e que podem surgir durante operações logísticas. Seja ao revisar um arquivo na plataforma e identificar algo errado, ou ao registrar um evento inesperado que pode gerar custos adicionais, abrir uma Ocorrência é a melhor maneira de garantir que o problema seja identificado e resolvido de forma eficiente.

Uma Ocorrência representa um problema ou anomalia identificada em um arquivo que precisa ser tratada. Ao criar uma Ocorrência, os usuários podem documentar o problema e colaborar com outros na sua resolução.

Ao abrir uma Ocorrência, você tem:

Resolução colaborativa: Você pode atribuir outros usuários para serem notificados e contribuírem na resolução.
Chat em tempo real: A Ocorrência possui uma função de chat para colaboração ao vivo.
Acompanhamento: Você pode acompanhar o status da Ocorrência — se está aberta ou encerrada.

Como criar uma Ocorrência

Existem algumas formas de criar uma Ocorrência, seja pela web (💻) ou pelo aplicativo móvel (📱):

💻 1. Criar a partir de um arquivo:

Se você encontrar um problema ao revisar um arquivo:

Clique nos [...] no canto superior direito do arquivo.
Clique no botão “Criar nova Ocorrência”.
Forneça uma breve descrição do problema (como um título).
Adicione uma descrição detalhada, se desejar.
Atribua usuários para colaborar.
Salve a Ocorrência.

💻 2. Criar a partir da página de Ocorrências:

Você também pode criar uma Ocorrência diretamente da página de visão geral:

Navegue até a aba “Ocorrências” no topo da tela.
Clique em “Criar nova Ocorrência”.
Preencha os detalhes.
Opcionalmente, vincule arquivos relevantes.
Atribua usuários.
Salve a Ocorrência.

💡 Dica: Pensando estrategicamente, sua descrição breve pode responder “O quê?”, a descrição detalhada pode abordar “Quando?”, “Onde?”, “Por quê?” e “Como?”, e ao atribuir usuários, você define “Quem?” deve estar envolvido. (Modelo 5W1H)

📱 3. Criar a partir de uma ação de fluxo de trabalho:

Imagine que seu inspetor está reportando um dano ou problema durante uma operação através da execução de um fluxo de trabalho no app móvel — você pode configurar a criação automática de uma Ocorrência para acontecer ao final do fluxo.

Para isso:

Acesse o fluxo de trabalho específico e edite-o.
Após estruturar os passos, clique em “Adicionar uma ação”.
Escolha “Criar uma Ocorrência”.

Você pode definir o Autor, atribuir a um usuário responsável e selecionar uma categoria, caso a Ocorrência esteja relacionada a um projeto, tipo ou prioridade.

📱 Embora a criação da Ocorrência seja disparada pelo workflow no app, essa configuração deve ser feita na plataforma.

Vinculando Ocorrências a arquivos

Uma Ocorrência, vários arquivos: Você pode vincular vários arquivos a uma única Ocorrência, se ela se aplicar a todos.

Várias Ocorrências, um arquivo: Um arquivo pode estar vinculado a várias Ocorrências, se estiver relacionado a diferentes problemas.

Acompanhando o status de uma Ocorrência

Cada Ocorrência pode ser acompanhada por seu status:

Aberta: Ainda está em análise ou resolução.
Encerrada: Já foi resolvida.

Para verificar o status ou participar do histórico de atividades, acesse a página de Ocorrências.

Categorizando suas Ocorrências

Imagine tentar gerenciar todas as tarefas em uma única lista sem estrutura — sem separação por projeto, prioridade ou equipe. Isso rapidamente se torna confuso e ineficiente. As categorias trazem organização, clareza e controle ao gerenciamento de Ocorrências.

1. Criar e gerenciar categorias

Nas Configurações da Empresa, você encontrará a aba “Categorias de Ocorrências”:

☝️ É necessário ter perfil de Admin para gerenciar categorias.

Ao clicar em “Criar categoria”, você pode nomeá-la como quiser.

As categorias permitem agrupar Ocorrências sob rótulos significativos — como projetos, tipos de problema ou eventos. Cada Ocorrência pode pertencer a uma categoria, ou, se nenhuma for atribuída, será automaticamente classificada como “Padrão”.

De volta à página de Ocorrências...

Você pode agrupar Ocorrências por categoria, facilitando a gestão de grandes volumes.

As categorias ajudam as equipes a focarem no que realmente importa, reduzindo ruído e melhorando os tempos de resposta.

Atribuição automática de categoria

Como você já sabe, é possível configurar uma ação de workflow para criar Ocorrências automaticamente. Essa Ocorrência pode já vir com uma categoria atribuída, definida no momento da configuração da ação.

Ao incorporar categorias às Ocorrências, você transforma como os problemas são organizados, acompanhados e resolvidos na plataforma. Essa funcionalidade oferece mais controle, agilidade e segurança ao processo, permitindo que cada equipe trabalhe com mais foco e eficiência. É uma evolução simples, mas poderosa, rumo a uma gestão de Ocorrências mais inteligente e personalizada!