Como fechar um arquivo

Suponha que você lide com containers e use o número do container como sua referência, ou que lide com caminhões e suas placas. Essas referências podem voltar de vez em quando; mesmo que um container viaje pelo mundo por meses, quando ele retornar à sua instalação, você pode querer tratá-lo como um novo embarque, ou processo completamente diferente.

É nesse contexto que o fechamento de um arquivo se torna relevante.

O que o fechamento de um arquivo faz

Quando você fecha um arquivo, ele se torna um registro completo. Você continuará podendo usar, encontrar e compartilhar esse arquivo. No entanto, à medida que novos snaps/formulários chegam com a mesma referência, eles serão movidos para um arquivo totalmente novo. Dessa forma, você pode usar a mesma referência (container) para dois ou mais envios separados.

Habilitar o fechamento de arquivos

Para habilitar o fechamento de arquivos, um Administrador precisa definir a permissão para seus usuários na aba "Permissões" nas Configurações da Empresa. Nesta lista, o Administrador encontrará a permissão "Arquivos podem ser fechados". Para permitir o fechamento de arquivos, marque a caixa de seleção e conceda as permissões aos seus usuários (por exemplo, para todos os papéis)::

Um Administrador também pode conceder permissão aos usuários para Reabrir um arquivo, se isso for adequado às operações da sua empresa.

Um Administrador também pode conceder permissão aos usuários para Reabrir um arquivo, se isso for adequado às operações da sua empresa.

Fechando um arquivo manualmente

Fechar um arquivo é simples. Uma vez habilitado nas configurações de Permissões da sua empresa, você pode clicar no ícone de "cadeado" ao lado da referência do arquivo:

Confirme para fechar este arquivo:

É isso!

Você também pode fechar um arquivo no menu desse arquivo, clicando no botão "..." à direita:

Ou ainda, na sua página de Aquivos, você pode selecionar um ou mais arquivos e, ao clicar na opção "Com selecionado", optar por Fechar os arquivos em um único clique.

Habilitar fechamento automático de arquivos

a. Fechamento automático após dias de inatividade:

Como SuperAdmin, vá para "Configurações da empresa" e, na aba "Geral", localize "Fechar arquivo automaticamente após x dia(s) de inatividade":

Com essa configuração, você pode preencher o número de dias após os quais podemos fechar o arquivo automaticamente. Por exemplo, se você inserir 7, fecharemos após 7 dias de inatividade no arquivo. Usar 0 fechará o arquivo todas as noites, durante a noite.

Remova o valor para desativar o fechamento de arquivos (ele mostrará o sinal de infinito quando você fizer isso).

b. Fechamento automático após a conclusão de um fluxo de trabalho

Vamos supor que você tenha um fluxo de trabalho que registra as etapas finais da sua operação. Uma vez que essas etapas são concluídas, você pode considerar seu processo finalizado, pois nada mais acontecerá com aquele envio específico, por exemplo. Você pode adicionar uma Ação ao seu fluxo de trabalho que fechará automaticamente o arquivo após a conclusão dessas etapas.